Excel和Word联用中的邮件合并功能使用方法

日常办公中，有时我们需要使word模板中的固定位置引用Excel中的不同行的数据，并且分别打印进行发放，这时excel中的邮件合并功能就派上用场了。下面以制作报告单为例详细介绍制作过程。

步骤

打开EXCEL，新建工作薄（取名为：excel数据）；将所有的键值（关键字）横向输入在表格的第一行。

注意是横向哦，否则合并时word搜索不到！！！

在开始的几行放置一些接受标准；并将数据输入。（下图中标黄色的两行是需要的数据，上面几行是标准）

Word中建立需要打印的模板（取名为word模板）；

根据自己的需要将模板建立好，以后就不用再更改了哦！

需要注意：word和excel需要放在一个文件夹中，excel文件名称编辑后就不能再更改了，word名称可以根据需要修改。

接下来就是要将EXCEL中每行的数据自动添加到word模板中对应的位置；

点开word，右键点击菜单栏，出现选型框，选中邮件合并（见下图），使邮件合并工具栏出现。或者点击 工具—>信函和邮件—> 显示邮件合并工具栏（见下图）。

邮件合并工具栏如下图：

从左到右，点击第一个“设置文档类型”，按照下图进行操作，点击确定：

事先在Word的设置  工具→选项→常规→打开时确认转换（打√），否则下一步不会出现确认数据源选项。

点击第二个“打开数据源”，按下图依次进行操作，确认；

（打开时如果你的excel设置了密码，就正常输入密码即可）

这时，“邮件合并”工具栏上原来灰色的图标现在就亮起来一部分了；

从左到右，点击第6个“插入域”，选择数据域，分别将以下域插入到表格中对应的需要输入数据的位置上；

以“性状”为例，先将光标移动到word中性状的结果位置；点击“插入域”；选择“性状”数据域，插入；

按上述 方法将所有数据域都插入进去；

插入后，点击第8个“查看合并数据”，显示域如下：

下图中的“定为记录”位置显示为1，表示此时模板中的数据为excel表格中的第二行；

我们的有效数据从excel表格中的第6行开始，因此，点击“定位记录”后面的箭头，将其数字调整至5即可；依此类推。

有时我们需要对引入的数据小数位数进行限定，比如“杂质1”，excel表格中为0.8，仅一位小数，但我们想引入word后自动变为0.80两位小数，那就需要按如下方法设置。

点击“查看合并数据”，使数据位置显示如下图所示：

将鼠标移动到“杂质1”数据域的位置，右键切换域代码；

在后面加入“\\# 0.00”

这次再“查看合并数据”吧！

全部设置完成后我们想将每一个批号的报告单分别形成一个word文档提取出来，怎么办呢？

点击“邮件合并”工具栏的倒数第4个图标“合并到新文档”；

根据自己的需要选择即可，我这里选择的是下图所示，因为excel中只有第6、7行是我需要输出的数据。

点击“确定”自动生成另外的一个word文档，这个文档中有2页，就是两个批次的报告结果，你可以自己为这个文档进行命名！

如果不需要提取文档，只需要将各个报告单打印即可，那就点击倒数第3个图标“合并到打印机”，具体操作和上面很相似哦，自己动手试一下吧！